٨ قواعد لإدارة حوار بناء مع زملاء العمل

يعد الحوار الفعّال فنا يجنبك الكثير من الصراعات ويساعدك على حل ما تعقّد من المشاكل، كما تبين الدراسات أن غياب الحوار وعدم القدرة على التواصل الفعّال في المؤسسات يؤدي لخسائر اقتصادية كبيرة.

وبحسب موقع American Express Company، يقضي الموظفون في الولايات المتحدة قرابة 2.8 ساعة أسبوعياً في التعامل مع الخلافات، وقال 33٪ منهم أن الخلافات أدت لاحقا لمواجهات وإصابات جسدية.

وأشار 22٪ من الموظفين إلى أن الخلافات تسببت في تغيب بعضهم عن العمل، و10٪ منهم أكدوا أن النزاع كان السبب الأول لفشل عدة مشاريع، لذا يعد من الضروري جداً التدرب على التعامل مع الخلافات باستخدام أساليب حضارية فعّالة ثبت نجاحها؛ أهمها الحوار.

ولتثمر محادثاتك مع الطرف الآخر، من المهم تذكر ركائز أساسية، نقدم لك أهمها:

١- كن واضحا بشأن مشكلتك

قبل بدء الحوار اسأل نفسك سؤالين رئيسيين، هما:

ما السلوك المسبب للمشكلة؟ وما تأثير ذلك عليك أو على الفريق أو على المؤسسة؟

سيساعدك ذلك على توضيح المشكلة لنفسك أولاً، لتتمكن من توضيحها للطرف الآخر بجمل قصيرة ومباشرة تركز على أساس الخلاف، دون الانحراف لمواضيع جانبية.

٢- حدد هدفك

ما الذي تريد تحقيقه من حوارك مع الطرف الآخر؟ ما النتيجة المرغوب الوصول لها؟ ما النقاط غير القابلة للتفاوض؟

لا تُنهِ الحوار بلا خطة عمل واضحة تحدد مسؤوليات كل طرف، وتشرح بالتفصيل النقاط التي وافق عليها الطرفان، وتوضح العقبات التي قد تعيق تنفيذ ما اتُّفق عليه، وسبل مواجهة تلك العقبات.

٣- استمع بدون أحكام مسبقة

ابدأ الحوار بعقلية منفتحة ومتقبلة لحديث الشخص الآخر، وكن مستمعا جيداً، واسمح للطرف الآخر أن ينهي حديثه قبل أن يقفز عقلك للخاتمة، فلكلٍ الحق أن يُنصَت لحديثهم بأكمله قبل أن يُحكم عليه.

تذكر أن القائد الجيد يسعى لمعرفة الحقيقة بعيداً عن المصالح الشخصية في أي موقف.

٤- إدارة العواطف

ليس عليك أن تتجاهل دور العواطف والمشاعر بشكل كلي خلال الحوار، لكن يتوجب إدارتها بحكمة، فبيئة العمل اليوم تتطلب تفهم مشاعر الطرف الآخر وإدارتها لتصب في المصلحة العامة للطرفين.

على سبيل المثال، قد يتطور شعور طفيف بالانزعاج إلى غضب أو موجة عصبية تتسبب في فشل المحادثة تماماً، ما لم تتم إدارتها بحكمة من قبل الطرفين، ويمكن تجنب ذلك بالحفاظ على كرامة الشخص الآخر واحترامه، وملاحظة التغيرات البسيطة التي قد تُحدثها كلماتنا على مشاعره.

٥- تعامل مع الصمت بارتياح

خلال الحوار قد يسود الصمت بين الطرفين لبعض الوقت، ولا يستحسن التسرع ببدء الحوار مجدداً، لأن التوقف لبرهة من الزمن له تأثير مهدئ على الطرفين، يساعد على التواصل بشكل أفضل لاحقاً.

حتى لو كنت ممن يفضلون التحدث بلا انقطاع خلال الحوار، حاول استغلال لحظة الصمت لتنظيم أفكارك وترتيب كلماتك القادمة.

٦- لا تدمر علاقاتك

مهما كانت المشكلة كبيرة، لا تسمح للمحادثة أن تأخذ منعطفاً قد يؤثر على علاقاتك بالطرف الآخر، وتذكر أن بناء العلاقات قد يستغرق سنوات، إلا أن هدمها قد يأخذ بضع دقائق فقط.

لذا، استغل محادثتك لتحسين الوضع مع الطرف الآخر، لا لبناء جدار بينك وبينه.

٧- كن ثابتاً

استخدم منهجاً ومبادئ ثابتة في تعاملك مع المواقف المختلفة، فتعاملك بأسلوب مختلف مع كل شخص، قد يشار إليه أنه محسوبية وتمييز، ويجعل من أحكامك أقل موضوعية من عدة جوانب.

ثبات أسلوبك وعدم التحيز الشخصي يزيد من ثقة الآخرين بك وبإدارتك للفريق أو المؤسسة، مما يجعل منك قائداً ناجحاً، يجمع حوله العديد من الأشخاص، ويسهم في حل القضايا.

٨- تعلم فن البدء

يؤجل كثير من الناس خوض محادثة مهمة لعدم قدرتهم على البدء، لكن كل ما يحتاجه الأمر هو أن تمتلك الشجاعة الكافية لذلك، وأن تستخدم أسلوبا مباشراً.

الصدق والصراحة أقرب الأساليب وأكثرها احتراماً من قبل الآخرين، لذا ابتعد عن أسلوب التحايل والكمائن، وناقش الفكرة الأكثر أهمية، وتجنب شخصنة المحادثات.